Offre d'emploi Assistant de formation - Exed F/H

"Comprendre son temps pour agir sur le monde". Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue une véritable richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective.

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de practice Affaires Publiques et Directrice du développement Afrique Moyen-Orient, vous assurerez le pilotage administratif d'un portefeuille de programmes d'Executive Education (Executive master, certificats, formations courtes) à l'international.

Pour cela, vous aurez la responsabilité de :

1/ Contribuer à la mise en oeuvre et à la gestion de programmes de formation à l'international

Gérer la relation avec les intervenants en appui du responsable de programmes :

* établir des plannings d'enseignement
* recueillir les programmes et la documentation pédagogique
* gérer les confirmations, convocations et dossiers administratifs
* préparer la documentation et réserver le matériel nécessaire à chaque opération
* administrer les évaluations des actions de formation.

Gérer la relation avec les participants :

* réceptionner et suivre les candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes, certifiantes avec les organismes de cofinancement le cas échéant
* établir des conventions de formation, confirmations, convocations et devis
* accueillir les participants et assurer le suivi de leur scolarité
* organiser des entretiens de sélection et des jurys

Gérer l'organisation logistique :

* en externe : prestataires (demande devis, suivi et archivage contrats, suivi prestation et facturation, réservation hôtels, réservation billets d'avion.....)
* en interne : liens avec le planning, DSI et DASGI, reprographie.

2/ Assurer le suivi administratif des formations

Saisir, dans l'outil de gestion des formations, l'ensemble des informations relatives au bon déroulement de la formation: dossiers intervenants et rémunération associée, édition des conventions de formation, réalisation des sessions de formation, édition des attestations de présence, etc)

Gérer les inscriptions, via la plateforme EDOF, des participants désireux de mobiliser leur CPF ;

S'assurer du bon déroulement du processus de facturation, en coordination avec le pôle comptabilité ;

- Assurer un reporting sur son activité auprès de la directrice de la practice.

3/ Participer à la vie de l'équipe Affaires Publiques Développement Afrique-Moyen Orient
et, plus largement, de l'ensemble du service, en contribuant à un ou plusieurs chantiers transverses et pour favoriser un travail collaboratif efficace

Le poste est basé à Paris (7ème), dans le cadre d'un CDD d'une durée de 12 mois.

* Formation supérieure de niveau BAC +2 avec une expérience professionnelle réussie dans le secteur de la formation continue sur des programmes à l'international (Afrique, Moyen-Orient, autres)
* Connaissance des dispositifs de formation professionnelle
* Anglais souhaité : niveau B2 minimum - C1
* Adaptabilité, autonomie et polyvalence
* Méthodique, organisé et rigoureux
* Aptitude à anticiper, gérer, organiser et transmettre des informations /projets
* Capacité à communiquer, aisance relationnelle
* Capacité à donner du sens à son travail
* Reporting, capacité à faire remonter l'information sur son activité
* Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services
* Aisance avec les outils bureautiques, web et logiciels métier
* Capacités rédactionnelles
* Sens du service commercial et de l'accueil
* Très bon niveau en Anglais

Avantages :

* Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)
* Rémunération fixe sur 12 mois
* 40 jours ouvrés de congés payés par an
* Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
* Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an)
* Titres Restaurant
* Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
* Offre sociale et culturelle du CSE
* Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.