Offre d'emploi Assistant de gestion projets de recherche scientifique H/F

"Comprendre son temps pour agir sur le monde". Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue une véritable richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective.

Sous l'autorité fonctionnelle de la Responsable administrative et financière des contrats de recherche européens du département d'économie, l'assistant de gestion devra soutenir la gestion des différents programmes de recherche European Research Council Grants (ERC) du département d'économie, ainsi que d'autres projets de recherche secondaires

1/ Gestion comptable et financière :
* Procéder aux demandes de remboursement et notes de frais en s'assurant de la conformité et éligibilité des pièces justificatives pour l'Union Européenne et la Direction financière de la FNSP, contrôler la bonne mise en paiement des notes de frais
* Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives des opérations financières et comptables, et des dépenses (Notes de frais, factures) ;
* Procéder aux opérations d'engagement, bons de commande, demandes d'achat et factures sur plateforme CEGID ; en assurer le suivi et la bonne mise en paiement ;
* Soutien à la gestion financière des ERC pendant les périodes de reporting.

2/ Gestion administrative et soutien aux activités des chercheurs titulaires des projets de recherche :
* Organisation des missions et déplacements du personnel, et des visites de co-auteurs/experts des projets de recherche: procéder aux réservations transport, hôtel sur la plateforme CYTRIC, récupérer les justificatifs (programmes des conférences, billets, boarding pass)
* Organisation logistique des événements scientifiques des programmes ERC, workshops, conférences : procéder aux réservations de salles, voyages, hôtels, catering + gestion des livraisons, restaurant ; et participation à ceux du département d'économie
* Procéder aux commandes de livres sur la plateforme GOBI-EBSCO ou via la Librairie de Sciences Po
* Gestion et suivi des feuilles de temps des chercheurs et assistants de recherche/Postdocs sur SINCHRO : s'assurer de la saisie mensuelle, des commentaires, des périodes de fermetures annuelles ; procéder à la vérification de concordance des congés SINCHRO/Espace RH ; procéder à la signature des feuilles papiers ; anticiper les fins de contrat
* Procéder au recrutement des vacataires sur la plateforme dédiée : diffusion de l'annonce, collecte des documents administratifs, contrats de vacation, validation des heures déclarées sur la plateforme ;
* Gestion des stagiaires : procéder à la mise en oeuvre des conventions de stage, en lien avec la direction des ressources humaines ;
* Assurer le suivi du personnel embauché sur les contrats de recherche : diffusion des annonces Euraxess, collecte des candidatures, des documents administratifs nécessaires au contrat ; procéder à l'installation du personnel embauché en lien avec l'accueil du département (bureau, demande de badge, adresse email, liste de diffusion) ; établir un suivi des dates de début et fin de contrats (suivi xl, suivi décompte de congés Sinchro et RH, signature feuilles de temps)

* Formation a minima BAC+2 en secrétariat, assistanat de gestion et/ou comptabilité.
* Goût prononcé pour les chiffres
* Maîtrise des outils bureautiques (Gmail suite, pack office, notamment Excel) ;
* Connaissances comptables basiques requises
* Rigueur, précision, qualités d'organisation et de méthode ;
* Réactivité, esprit d'équipe et sens du service
* Capacité à suivre plusieurs projets en même temps
* Aisance relationnelle ; communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs
* Un niveau anglais B2 a minima
Une expérience similaire serait un réel atout

Avantages :

* Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)
* Rémunération fixe sur 12 mois
* Rémunération variable (prime de participation et primes diverses).
* 40 jours de congés payés par an
* Protection sociale familiale (mutuelle, prévoyance)
* Prise en charge de 55 % des frais de transport ou forfait mobilité durable (450 € / an)
* Carte Ticket Restaurant
* Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque
* Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.