Offre d'emploi Assistant de programme Summer School F/H

"Comprendre son temps pour agir sur le monde". Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue une véritable richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective.

Sous la responsabilité de la Directrice de la Summer School & Short Courses et fonctionnellement en lien avec toute l'équipe, vous devrez notamment assurer les fonctions suivantes :

Communication avec les étudiants et service client : Agir en tant que premier point de contact pour les prospects, les candidats, les étudiants inscrits et les enseignants. Assurer, principalement en anglais, ce contact par plusieurs canaux : téléphone, email, outil d'admissions, de visu…

Organisation administrative et logistique de tous les programmes (Winter School, Summer School et programmes sur-mesure) :

* Création des unités pédagogiques et inscriptions pédagogiques sur l'outil de la scolarité, édition des cartes d'étudiants, suivi de l'assiduité, vérification, édition et envoi des relevés de notes et certificats de participation
* Coordination des dossiers administratifs des enseignants et autres intervenants de la Summer School & Short Courses en lien avec le Pôle enseignant (confirmation de l'intervention, suivi des dossiers administratifs, édition des lettres d'engagement, paramétrage des informations dans le système de la scolarité, vérification et validation des rémunérations)
* Réservation des salles de cours et pour les évènements, commande et impression des supports des enseignants, signalétique

Gestion de la relation avec différents prestataires pour le logement, les activités extrascolaires, le service traiteur, les transports… : Définition des besoins, négociation des prestations, suivi des commandes & facturation, etc.

Gestion budgétaire : Demande de devis, demandes d'achat, suivi facturation et mise en paiement dans le logiciel de gestion financière, en lien avec la Direction financière
Suivi de la procédure du recrutement et les inscriptions des étudiants en lien avec la responsable de programme en charge des admissions

Vous êtes titulaire d'un Bac + 2/3 et vous bénéficiez d'une expérience sur un poste en assistanat polyvalent, dans un contexte international et possédez les compétences suivantes :

* Anglais et français indispensables (oral/écrit)
* Sens du service client
* Capacité à gérer les imprévus, rapidité, réactivité, goût pour l'interaction avec des cultures du monde entier
* Goût du travail bien fait, souci du détail, rigueur
* Fortes capacités d'organisation et de coordination, respect d'un calendrier, autonomie
* Aptitudes à passer d'un sujet à un autre et à prioriser
* Goût pour le travail en équipe
* Capacité à maîtriser des nouveaux systèmes d'information (admissions, scolarité et gestion financière)
* Excellente maîtrise du Pack Office, notamment Excel

Avantages :

Rémunération fixe
40 jours ouvrés de congés payés par an
Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an)
Titres Restaurant
Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
Offre sociale et culturelle du CSE
Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.