Offre d'emploi Assistant du Service Recrutement F/H

Le Cabinet TH Conseil est un cabinet de conseil et de recrutement qui accompagne les entreprises dans leurs projets de recrutement de personnes en situation de handicap et plus largement dans la définition et la mise en œuvre de leur politique handicap.

Notre client, le Groupe ORTEC, recherche pour son siège d’Aix-en-Provence un
Assistant du Service Recrutement F/H - CDI

Fort d’une expérience de plus de 30 ans, le Groupe ORTEC est l’acteur de référence pour les activités d’ingénierie d’études multidisciplinaires, d’assistance à maîtrise d’ouvrage & appuis sur projets, d’ingénierie de maintenance et de travaux.

Le Service Recrutement est composé d’une trentaine de personnes, basée sur les différentes agences en région et au siège d’Aix-en Provence.

Ce poste constitue un véritable support aux équipes recrutement et à sa responsable, Virginie.

L’assistant-e est amené-e à travailler en binôme et à interagir avec les équipes de recruteurs en agence, les services RH du siège et les différents partenaires.

Au côté de Déborah, vous assurez les missions suivantes :
- La gestion quotidienne du service
o Accueil téléphonique
o Gestion du personnel (entrées/sorties, tenue du registre du personnel, visites médicales, transmission des arrêts maladies au service RH, suivi administratif des formations des recruteurs, demande d’accès à l’organigramme, etc..)
o Gestion des services généraux du service
 Commande des fournitures
 Gestion des achats et suivi des matériels (flotte automobile, informatique et téléphone mobile)
 Gestion des cessions internes
 Traitement des factures et des bons de commandes fournisseurs.
 Gestion des déplacements des recruteurs
 Gestion des notes de frais
o Mise à jour des procédures internes

- L’assistanat sur l’activité recrutement et l’intégration des nouveaux embauchés
o Mise à jour des KPI d’activité du service et plus largement des tableaux de suivi sous Excel
o Suivi des embauches : établissement des demandes d’embauche pour validation, envoi des contrats et des dossiers d’embauche aux candidats.
o Paramétrage et mise à jour du logiciel recrutement (mise à jour des autorisations, création de profils utilisateurs)
o Rédaction et mise en forme de comptes-rendus de réunion
o Collecte des données et mise en page des reporting hebdo.

- Gestion des dossiers des alternants et stagiaires du service en lien avec le service RH
o Constitution des dossiers administratifs
o Réalisation de simulation de la prise en charge par l’OPCO des coûts de formation des alternants
o Etablissement des demandes d’embauche pour validation
o Mise à jour des tableaux de suivi et du logiciel de Recrutement
o Suivi des contrats et convention de stage et des processus de signatures

Rémunération selon profil

Pourquoi venir chez ORTEC ? ☀
- Rejoindre des équipes dynamiques, chaleureuses, et bienveillantes : l'HUMAIN avant tout
- Gagner en équilibre vie professionnelle / vie personnelle : Base horaire travaillée : 37h avec attribution de RTT (accord entreprise 35 h)
- Continuer à apprendre : grâce à notre Ecole interne de formation et nos plans de formation ambitieux
- 6 jours de télétravail possible, mis en place à l’issue de la période d’essai en fonction du niveau d’autonomie acquis dans le poste

Idéalement Titulaire d’un Bac+2 ou équivalent, vous avez une première expérience en qualité d’assistant-e, idéalement dans un service RH.

Compétences et savoir-être attendus :
Ce poste nécessite :
- Un très bon relationnel car vous interagirez avec les recruteurs, les services du siège, RH notamment, les candidats et les écoles.
- Une grande rigueur car il vous sera demandé de relire et vérifier des informations capitales
- De la persévérance et de la proactivité, pour assurer le suivi des dossiers et obtenir les informations dont vous avez besoin.

Vous savez travailler dans l’urgence et gérer les priorités. Vous avez l'habitude de mener à bien plusieurs dossiers à la fois.

Une bonne maitrise du Pack Office et de Teams est également requise.

Environnement de travail : Travail au sein d’un espace de travail regroupant 3 personnes, locaux accessible PMR situés dans le quartier des Milles.