Offre d'emploi Assistant(E) De Direction

Contexte

Rejoignez la Caf de Paris, organisme de service public engagé au service de 400 000 allocataires parisiens. La Direction des Prestations Familiales (DPF) assure le traitement des demandes, le suivi des dossiers allocataires ainsi que la qualité de la relation de service.

Dans le cadre de sa réorganisation initiée en 2022, la DPF s'appuie désormais sur quatre pôles structurants : la Relation de Service (RDS), le Département d'Appui à la Production (DAP), le Centre d'Apprentissage Interne et de Remise à Niveau (CAIRN), ainsi que deux centres de production.



Dans ce contexte exigeant et en constante évolution, nous recherchons une assistante de direction expérimentée, rattachée à la Directrice Adjointe en charge des Prestations Familiales et de la Relation de Service. Elle aura pour missions d'assurer la coordination du secrétariat de direction et de travailler en binôme avec l'assistante de la Sous-Directrice de la Production, tout en s'inscrivant dans un collectif composé d'autres assistantes de direction, afin de garantir la continuité et la fluidité du fonctionnement de la direction.



Mission/Activités

Dans ce cadre, vous êtes amené(e) à :



En matière d'appui à l'organisation et au fonctionnement de la Direction :

* Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
* Gestion proactive des agendas mouvants et organisation des déplacements
* Organisation des réunions, convocations, logistique, préparation des supports
* Préparation des éléments pour les bilatérales, CODIR, COMEX et séminaires
* Suivi des échéances, gestion des alertes et rappels
* Rédaction de courriers, comptes rendus et documents de synthèse
* Préparation des ordres de mission, réservations (transport, hébergement, prestations de bouche)
* Veille au bon fonctionnement administratif quotidien (statistiques, fournitures, coordination)



En matière de structuration et de coordination du secrétariat :

* Gestion des boîtes mail partagées (secrétariat, Direction Adjointe)
* Suivi de l'organigramme de la branche (plus de 500 collaborateurs CDI/CDD)
* Suivi des heures supplémentaires et du baromètre DSI
* Gestion des habilitations : inscriptions, changements de poste ou missions, radiations
* Gestion des délégations de signature (création, mise à jour, intégration dans ACCES)
* Référente pour les outils numériques (EOPPS, OSVC, iA, TNI, Cafcom)

















En matière de suivi administratif et budgétaire :

* Traitement des factures de la branche et suivi budgétaire
* Suivi des dispositifs tutelles/logement et de la convention RSA avec la DASES
* Suivi des paiements à l'UDAF et régularisations annuelles
* Suivi des tickets GACI sollicitations (informatique, RH, services généraux, achats)
* Commande de fournitures, agendas, impressions SIRI
* Gestion des RECIT (courriers d'incivilités)
* Suivi des dossiers transmis à la commission CALIP





Des missions ponctuelles pourront également lui être confiées, en fonction de ses compétences et de l'évolution des priorités de la direction.





Compétences

Compétences requises :

* Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Outlook, Teams, etc.)
* Forte capacité d'organisation, de gestion des priorités et des urgences
* Très bonne aisance rédactionnelle et relationnelle
* Discrétion, autonomie et sens du service
* Connaissance de l'environnement CAF et de ses circuits RH/administratifs appréciée



Formation

Formation et profil :

* Formation Bac +3 minimum et/ou expérience équivalente
* Expérience significative sur un poste d'assistance de direction en environnement complexe
* Une appétence pour les outils numériques et les processus transverses sera un atout



Informations complémentaires

Rejoignez la Caisse d'allocations familiales de Paris et bénéficiez des conditions et avantages suivants :

*

Type de contrat : CDI

*

Temps de travail : 39 heures (20 jours de RTT par an) du lundi au vendredi

*

Rémunération : Niveau 6. à partir de 36 750 euros sur 14 mois selon profil et expérience complétés par une prime d'intéressement

*

Lieu de travail : 75015

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Prise de fonction : Des que possible

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Accès à une mutuelle

*

Accès au restaurant d'entreprise
*

Participation de l'employeur au titre de transport

*

Télétravail possible et horaires flexibles

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Avantages CSE

Dans le cadre de sa politique diversité, la Caf de Paris ouvre également ses postes aux personnes en situation de handicap.

Formation et profil :

* Formation Bac +3 minimum et/ou expérience équivalente
* Expérience significative sur un poste d'assistance de direction en environnement complexe
* Une appétence pour les outils numériques et les processus transverses sera un atout