Offre d'emploi Assistant ou Assistante de Département

Activités principales

1. Assurer un rôle de point d'entrée du Département Parcours :

Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes

o Gérer la boîte aux lettres fonctionnelle Parcours : tri, diffusion, priorisation des sollicitations et orientation vers les bons interlocuteurs

o Mettre à jour les contacts et les outils dédiés (dont SI-CONTACT)

o Structurer, actualiser et harmoniser l'arborescence, le classement et l'archivage des documents (papier et numérique)

2. Apporter un appui organisationnel, technique et logistique à l'équipe Parcours :

o Assurer un appui administratif et organisationnel auprès de la Directrice Adjointe - Responsable du Département Parcours : gestion de l'agenda, suivi des échéances et relances, organisation de réunions, séminaires de l'équipe Parcours, rédaction de comptes rendus, aide à la mise à jour régulière du projet de service

o Apporter un appui administratif et logistique aux Chargé.es de développement territorial en santé

o Préparer des dossiers, ordres du jour, recueil de réponses, aide à la conception des supports de présentation, contribution à la rédaction de notes de synthèse

o Editer et mettre à jour des tableaux de bord et reporting, participer à leur conception

o Contribuer à la circulation de l'information au sein du département et avec les partenaires.

3. Remplacer ponctuellement l'Assistante de Direction en cas d'absence et contribuer à la continuité de service

o Gérer la boite aux lettres fonctionnelle contact, gestion d'agenda

o Prendre en charge les appels téléphoniques,

o Organiser les réunions et accueillir les rendez-vous

4. Assurer le secrétariat de l'instance de démocratie sanitaire (Conseil territorial de santé), en lien avec la Chargée de développement territorial compétente sur ce sujet :

o Organiser les réunions, préparer et diffuser les documents, suivre les arrêtés de composition, rédiger et diffuser les comptes rendus

Compétences

Savoirs
Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif
Connaitre les outils bureautiques et collaboratifs
Techniques de recherche et ressources documentaires (systèmes de classement et d'archivage)
Techniques et règles de la communication écrite et orale
Connaitre les politiques de santé et leur déclinaison régionale
Connaitre le cadre réglementaire de la santé publique
Savoir-faire
Recueillir et traiter de l'information
Analyser une information, une donnée
Synthétiser des informations et des données
Mettre en œuvre une méthode, une technique, un dispositif
Assister
Rendre compte
Planifier les activités et les échéances
Travailler en équipe
Savoir-être
Discrétion professionnelle et confidentialité
Aisance relationnelle
Sens de l'organisation
Réactivité
Rigueur et méthode
Polyvalence
Autonomie et sens de l'initiative
Adaptabilité et disponibilité
Sens de l'écoute et du dialogu

Contributions particulières d'exercice

Participation à un système d'astreinte sur la base du volontariat

Participation à la gestion de crise

Participer à la continuité de service organisée entre l'ensemble des Assistants(es) du département Parcours

Déplacements occasionnels sur le département et la région

Permis B conseillé

Participation possible aux réseaux collaboratifs

Poste ouvert aux titulaires niveaux 4B (convention organisme SS) selon profil et fonctionnaires de catégorie B, ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires (27 à 32 K€ brut annuel).

Les candidats devront adresser leur dossier de candidature composé d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae (obligatoire) sous la référence : 43 - exclusivement via le lien suivant : https://ars-pays-de-la-loire-recrute.talent-soft.com/offre-de-emploi/emploi-43-assistant-ou-assistante-de-departement-h-f_6603.aspx

Vous êtes motivé(e) par une fonction transversale au sein d'une équipe et possédez une expérience significative réussie sur des fonctions similaires.

Vos qualités relationnelles, votre adaptabilité et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.

Vous savez faire preuve d'anticipation des besoins, d'organisation, d'initiative et êtes force de proposition.