Offre d'emploi Responsable Du Service Administratif F/H

Description de l'entreprise :Le GrandPalaisRmn recherche pour la Direction des Evénements du Grand Palais :
Un responsable du service administratif (F/H) en CDI
La Direction des Evénements du Grand Palais (DEGP) a pour mission de valoriser, notamment en les commercialisant, les espaces du Grand Palais en cohérence avec l'ambition culturelle de l'établissement, de garantir le bon déroulement des activités qui y sont organisées, de s'assurer de l'accueil optimal de l'ensemble des visiteurs et de faire du Grand Palais un lieu de vie.
Le service administratif, placé sous l'autorité directe de sa directrice et sous l'autorité fonctionnelle de la sous-direction des affaires financière, est en charge de la rédaction des conventions d'occupation temporaires au sein du Grand Palais et de la facturation de l'ensemble des sommes dues à ce titre (redevance, frais techniques, dépôts de garantie, dégradations...). Il pilote administrativement l'ensemble des prestataires de la direction et se charge de la passation de l'ensemble des commandes associées. Le service encadre également l'ensemble des concessions délivrées au sein du Grand Palais.
Il assure un rôle d'interface de la direction avec le service administratif de la Direction du Patrimoine Immobilier et Sécurité mais aussi auprès des autres directions de l'établissement utilisatrices du Grand Palais ou d'Universcience. Il est également l'interlocuteur et l'interface privilégiée de la Direction administrative, financière et des acquisitions du GrandPalaisRmn.
Ce service se structure en deux pôles : un pôle en charge des prestations techniques et du fonctionnement de la DEGP et un pôle en charge de la contractualisation.
La/Le responsable du service administratif, sous l'autorité hiérarchique de la Directrice des événements du Grand Palais et en lien étroit avec le Directeur administratif financier et des acquisitions assurera la gestion et le suivi des aspects administratifs des événements organisés par la DEGP : Encadrement du service, conformité des procédures mises en place, préparation du contrat pour les dossiers spécifiques, facturation et suivi des règlements. Il travaille de façon rapprochée avec les autres services de la DEGP et est en contact régulier avec la clientèle événementielle. Il ou elle est garant du bon fonctionnement du service.Mission :ENCADRER LE SERVICE ET CONTRIBUER A L'OPTIMISATION DES PROCESS ET DE SON ORGANISATION
• Réaliser un diagnostic des processus existants et formuler des recommandations en vue d'une organisation optimisée du service, tout en contribuant activement à sa structuration
• Être le ou la référent(e) du service auprès de la directrice et des autres directions et assurer l'encadrement hiérarchique et fonctionnel de l'équipe
• Mettre en place des outils de reporting permettant d'assurer le suivi administratif
• Piloter l'organisation quotidienne du service et adapter les ressources en fonction des pics d'activité
• Entretenir et développer la motivation et réaliser les entretiens professionnels de son équipe
• Associer ses collaborateurs aux enjeux et objectifs afin d'intégrer leurs observations et leurs idées dans les actions à mener
ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES EVENEMENTS ET DES PRESTATAIRES REFERENCES ET AUTRES MARCHES
• Encadrer la passation des commandes dans l'outil dédié
• Contrôler et valider les commandes et les factures
• Assurer le suivi centralisé des facturations, en veillant à leur cohérence et au respect des échéances d'encaissement (redevances de location, frais d'entrée des lieux, remise en état, frais techniques, dépôts de garantie et dégradations liées aux événements dans le cadre des privatisations et locations d'espaces), en coordination avec la SDAF et l'Agence comptable, ainsi que la gestion des litiges clients
• S'assurer de la réception des PV d'huissier et de leur envoi au client par l'équipe administrative, en vue de la facturation des éventuelles dégradations
CONTRIBUER A L'OPTIMISATION FINANCIERE DE LA DIRECTION
• Sous l'autorité de la SDAF, contribuer à l'élaboration du budget de la DEGP et participer aux travaux de clôture comptable et budgétaire
• Mettre en place des outils de reporting de chiffre d'affaires et de dépenses, analyse du taux d'occupation des espaces et produire des analyses
• Proposer et faire arbitrer à la directrice les ajustements nécessaires tant en recettes qu'en dépenses, afin de veiller au respect de la contribution financière de la DEGP à la trajectoire de l'établissement
GARANTIR LES PRESTATIONS TECHNIQUES ET DE FONCTIONNEMENT DE LA DIRECTION
• Assurer le suivi des marchés et des prestataires dont la direction à la charge, en lien avec les pôles opérationnels
• Initier la passation ou le renouvellement des marchés de prestations en lien avec les pôles opérationnels de la DEGP et la Sous-direction des achats, et contribuer à la rédaction des différentes pièces
• S'assurer de la bonne délivrance aux clients des prestations commandées, y compris par la DPIS
• Contribuer à la définition de la politique tarifaire des locations d'espaces, avec la mise en place de forfaits techniques par type d'événement, en lien avec la SDAF
• Garantir la couverture des besoins de fonctionnement de la DEGP
COORDONNER LA PRODUCTION CONTRACTUELLE
• Encadrer la production des documents contractuels (conventions, lettre accord, privatisation, format hybride d'exposition, échange marchandise) de manière à garantir la cohérence de traitement de chaque occupant du Grand Palais et proposer des adaptations pour la rédaction de certaines clauses en accord avec le service juridique
• Assurer la mise à jour des documents types (conventions, devis, réservations, etc.)
• Actualiser les annexes techniques avec les équipes de coordination événementielle
PARTICIPER A DES DOSSIERS OU PROJETS SPECIFIQUES DU SERVICE
• Participation à la rédaction de cahier des charges ou de procédures diverses nécessaires aux référencements ou labélisations de prestataires, contribution au processus de choix de prestataires, notamment et mise en place des outils de suivi et de reporting,
• S'assurer du suivi des déclarations de chiffre d'affaires des intervenants externes par l'équipe administrative tels que les traiteurs labellisés par exemple, facturation des redevances dues...

De formation Bac+5 en gestion administrative ou comptabilité et gestion, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans à un poste similaire. Vous êtes reconnu-e pour vos qualités managériales et avez encadré une équipe de manière avérée (travail collaboratif et en transversalité).
Vous disposez des connaissances budgétaires, comptables et juridiques de base nécessaires à l'exercice du poste. Vous connaissez le fonctionnement de l'activité événementielle et comprenez le rôle des différents acteurs.
Vous savez rédiger de façon claire, précise et adaptée au destinataire ou conforme aux consignes un écrit tel que contrat, courrier, et mail. Vous savez concevoir et élaborer à l'aide des logiciels bureautiques classiques (Word, Excel, P.P.T) des tableaux, schémas, graphiques, synthèses permettant un suivi dans le temps de données. Vous êtes en capacité de présenter de façon argumentée un diagnostic, un projet, une solution et d'apporter une contribution de qualité dans le cadre d'une réunion, d'un groupe de travail.
Vous savez coordonner ou vous coordonner avec des tiers pour produire un travail de qualité et organiser votre travail en travail en fonction de l'ordonnancement des tâches à effectuer, des priorités, aléas et contraintes extérieures. Vous êtes une personne reconnue pour votre autonomie et rigueur dans la gestion de vos dossiers et votre capacité à prendre des décisions. Vous savez établir des relations professionnelles de qualité avec les clients et les interlocuteurs internes.La maîtrise de l'anglais serait un plus.
Vous savez utiliser de façon optimale les outils bureautiques classiques (Word, Excel, PPT..), les fonctionnalités d'un progiciel de gestion (type Sage X3) et idéalement un outil de gestion et planification des espaces.
Caractéristiques du poste :
• Cadre au forfait jour
• Poste éligible au télétravail
Votre candidature : Nous vous remercions d'adresser votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales.