Offre d'emploi Secrétaire de chefferie - Fédération de Neurologie - CDD - H/F

Au sein de la Fédération de Neurologie, rattachée à la Direction Parcours & Performance, vous assurez un rôle clé dans la coordination administrative, la gestion des activités médicales et le soutien opérationnel auprès des médecins et des équipes.

L'Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild est un établissement hospitalo-universitaire de référence dans le domaine des pathologies tête et cou qui s'engage auprès de ses équipes comme de ses patients.
Notre établissement propose des parcours professionnalisants et une politique de formation ambitieuse et innovante.
Etablissement privé à but non lucratif, il agit en faveur du handicap et lutte contre les discriminations.
Travailler dans un environnement agréable, situé à proximité du parc des Buttes Chaumont, dynamique et humain dans lequel vous pourrez poursuivre l'apprentissage de votre métier vous motive ? Apportez votre contribution, rejoignez-nous !

Secrétaire de chefferie de la Fédération de Neurologie - CDD - H/F
Au sein de la Fédération de Neurologie, rattachée à la Direction Parcours & Performance, vous assurez un rôle clé dans la coordination administrative, la gestion des activités médicales et le soutien opérationnel auprès des médecins et des équipes.

Vous assurez la coordination administrative, logistique et relationnelle en appui direct aux chefs de service, aux médecins et à la Direction Parcours & Performance.

Vous garantissez la bonne organisation du service, la fluidité des échanges internes et externes, et la qualité du suivi administratif des praticiens et des patients.

Ce poste s'adresse à un(e) professionnel(le) expérimenté(e) du secrétariat médical, ayant déjà évolué en milieu hospitalier ou au sein d'équipes pluridisciplinaires.

Nous recherchons une personne autonome, rigoureuse et réactive, capable de s'intégrer rapidement à une discipline médicale exigeante et de contribuer activement au bon fonctionnement de la Fédération de Neurologie.

VOS MISSIONS

GESTION RH ET ORGANISATION DU SERVICE

* Assurer l'accueil et l'intégration des nouveaux arrivants (externes, internes, assistants, médecins, fellows) en lien avec la DRH et les services informatiques : création de comptes, remise des badges, blouses, documents d'accueil et informations pratiques.
* Suivre les dossiers des étudiants en médecine : validation de stage, départs, coordination avec la DRH.
* Gérer l'accueil et la logistique des intervenants extérieurs (conférenciers, invités).
* Participer à l'organisation de la Fédération : réunions, staffs, plannings de consultation, communication interne, invitations, réservations de salles, commandes de fournitures.
* Mettre à jour les outils de suivi : organigramme, modèles bureautiques, plannings d'astreinte et d'absence (OCTIME, Web100T, DxPlanning).
* Transmettre mensuellement à la DRH les relevés de gardes et astreintes.
* Gérer les demandes sur Pythéas et les relations quotidiennes avec les services supports (informatique, technique, logistique).
VOLET COURRIERS, DOSSIERS ET LIAISONS PATIENTS

* Préparer les dossiers patients en amont des consultations et coordonner la récupération de documents auprès d'autres établissements.
* Saisir, mettre en forme et diffuser les courriers médicaux et lettres de liaison via DMP/Lifen.
* Traiter les demandes de copies de dossiers médicaux (patients, recherche) selon la procédure en vigueur et en lien avec les services concernés (Ariane, Everial, Enoxa).
* Garantir la qualité et la confidentialité du traitement de l'information médicale.


Contrat : CDD de remplacement à pourvoir dès que possible - prend fin au retour du salarié absent, une durée minimale sera déterminée à l'embauche.
Statut : Cadre Administratif Niveau 1
Rythme : 37h par semaine avec 1 RTT / mois
Horaires : 09h - 17h09 du lundi au vendredi
Rémunération : selon expérience et CCN51, fourchette comprise entre 2790,67 € et 4154,34 € bruts par mois. (prime Ségur mensuelle de 238€ brut incluse)
Avantages : Mutuelle employeur, CSE accessible sans condition (chèques culture, subvention sport, allocation aide à la garde d'enfant, cartes cadeaux, réductions cinéma / parcs d'attraction / vacances / activités...), remboursement à 50% du Passe Navigo / forfait mobilité durable, restaurant d'entreprise, services Action Logement, accès à un service social externalisé…
Transports : au pied du Parc des Buttes Chaumont, ligne 2 et 5 Jaurès ou ligne 2 Colonel Fabien »

* Vous maîtrisez les logiciels Centro (transcription), DXcare, WEB 100T
* Vous avez un bon niveau en orthographe et en terminologie médicale
* Vous maitrisez la nomenclature des actes médicaux
* Votre sens du service, votre rigueur et votre aisance relationnelle vous permettent d'interagir efficacement avec les médecins, les soignants et les interlocuteurs internes ou externes