Offre d'emploi Secrétaire Assistant(e) Pédagogique (H/F)

Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'étranger, la Croix-Rouge française, (650 établissements et services pour 1,5 milliards de CA annuel) c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, social, médico-social et de la formation.

Sur le seul champ de la formation, la filière formation de la Croix-Rouge française, nommée Croix-Rouge Compétence, se déploie au travers de 11 directions régionales qui comptent 60 établissements de formation répartis sur tout le territoire français (métropole et Outre-mer). Chaque année plus de 17 000 personnes sont formées à 30 métiers du sanitaire et social (infirmiers …) Par la voie de la formation initiale et celle d'apprentissage ou de la validation des acquis de l'expérience, plus de 90 000 stagiaires en formation professionnelle dans les domaines du sanitaire-social et de la santé-sécurité au travail, et plus de 1500 personnes sont accompagnées dans la voie de la pré qualification (découverte d'un métier, remise à niveau, établissement d'un projet professionnel).

Toutes ces structures, au cœur des enjeux de société, développent de nouveaux projets et travaillent à des solutions innovantes. En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.

L'institut de formation Croix-Rouge Compétence PACAC, situé au : Parc Eiffel des Aygalades - Bâtiment l'Olivier - 35, boulevard du Capitaine Gèze - 13014 Marseille, dispense les formations suivantes :

* Formation préparant au diplôme d'état d'infirmier
* Formation préparant au diplôme d'état d'Aide-soignant
* Formation préparant au diplôme d'état d'Auxiliaire de Puériculture.
* Parcours d'accompagnement à la réussite à l'entrée en Formation (DEAS/DEAP/IDE)

C'est au sein L'institut de formation Croix-Rouge Compétence PACAC - Site de Marseille que nous recrutons :

Un(e) Secrétaire Assistant(e) Pédagogique H/F

CDD Temps plein

Vous rejoindrez une équipe pour qui l'entraide et le partage sont présents au quotidien !

Poste

COLLECTER ET TRAITER LES DEMANDES D'INFORMATION

* Assure le traitement et le suivi de dossiers qui lui sont confiés et dont il tient régulièrement informé son supérieur
* Accueil physique et téléphonique des étudiants

ASSURER DES TRAVAUX DE SAISIE ET DE MISE EN FORME DE DOCUMENTS

* Collecte, saisie et transmission des informations, selon le calendrier prévisionnel, aux autorités compétentes
* Renseigne les dossiers apprentissages
* Renseigne les dossiers de demandes d'aide aux financements ; préparations des devis, établissement des conventions
* Etablissement et distribution des attestations et certificats de scolarité
* Saisie détaillée des plannings, des modifications d'emploi du temps et communication aux étudiants
* Saisie et suivi des déclarations d'accident de travail
* Mise en forme des documents en lien avec les évaluations, le contrôle continu, les certifications…

GESTION ADMINISTRATIVE ET ORGANISATIONNELLE DU SERVICE

* Organisation et planification des démarches administratives de pré-rentrée avec l'équipe pédagogique et les différents partenaires
* Gestion administrative des étudiants en soins infirmiers de l'entrée en formation jusqu'à la sortie
* Saisie des informations relatives au dossier administratif dans les logiciels dédiés à cet effet
* Envoi de la circulaire de rentrée après validation de la Direction
* Constitution des listes des étudiants et envoi des listes définitives aux autorités compétentes
* Transmission à l'université des listes et des mouvements des étudiants par promotion
* Réception et distribution des certificats de scolarité et des cartes universitaires
* Commande et distribution de cartes étudiants IFSI
* Mise en forme et affichage des plannings, suivi et envoi aux étudiants en parcours individualisés
* Établissement des états de présence et suivi des absences, transmission aux services internes et/ou externes selon le statut de l'étudiant
* Réalise les tableaux de bord permettant le suivi technique et/ou financier de l'activité
* Participe au développement de la démarche qualité
* Applique des procédures et méthodes administratives y compris informatiques
* Participation à l'élaboration des livrets de formation
* [...]

ASSURER LE CLASSEMENT ET L'ARCHIVAGE DES DOSSIERS

Vous êtes placé(e) sous l'autorité directe du Responsable Pédagogique.

Diplômes & expérience exigés : BTS « assistant de gestion » ou « assistant de direction »

Savoirs :

* Maîtrise du référentiel Infirmier ;
* Maîtrise rédactionnelle ;
* Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
* Maîtrise des logiciels de gestion de scolarité et concours Winifsi ;

Savoirs faire techniques :

* Faire preuve de réactivité, d'initiative et d'anticipation ;
* Faire preuve de rigueur et d'organisation ;
* Etre capable d'appliquer la règlementation ;
* Être capable de contrôle ;
* Etre capable de gérer les priorités et les conflits ;

Savoirs faire relationnels :

* Aptitude à la communication écrite et orale ;
* Faire preuve d'écoute et de disponibilité ;
* Capacité à travailler en autonomie et en équipe ;
* Faire preuve de discrétion ;
* Secret professionnel
* Faire preuve de discernement ;
* Maitrise de soi ;
* Impartialité ;
* Objectivité.

Date de prise de poste souhaitée

Dès que possible